Los temas que a mi me ha tocado analizar ya sea en clases de universidad, revistas, artículos, estudios, textos, etc., son variados. Estos son pero no se limitan a liderazgo, ética, efectividad, formar equipos de trabajo, delegación de funciones, toma de decisiones, pensamiento crítico y estratégico, habilidades de comunicación y muchos otras habilidades que los expertos concluyen que nuestros jefes o líderes de hoy deben tener.
Sin embargo, hay una característica o habilidad que se pasa por alto y considero que no se profundiza lo suficiente y que me gustaría desglosar y es la capacidad que debe tener un jefe de priorizar.
Es posible que una vez que hayan leído la línea anterior, estén pensando en cual categoría estoy yo o está mi jefe. Pero veamos un poco más sobre el tema antes de auto-analizarnos.
"Debes priorizar" es una frase que se escucha mucho en las oficinas de los jefes y podríamos asociarlo más con las reuniones de seguimiento con sus subalternos. Es una forma muy sutil de decirnos que no estamos haciendo el trabajo importante y lo triste es que existen altas probabilidades de que tengan razón. También es una forma diplomática de decir que no estamos enfocados o alineados o que no estamos agregando valor por las tareas insignificantes en la cual estamos inmersos.
Ahora pensemos, ese es el jefe diciendo a sus subalternos en una sola frase que tome las riendas de su trabajo y se enfoque en los realmente importante. En un mundo ideal el subalterno regresa a su oficina, bloquea su agenda, organiza reuniones y selecciona los documentos relacionados al tema para iniciar sus tareas. Sin embargo la realidad de muchos es otra.
Existen jefes que el tema de priorizar es fue discusión exclusiva de la reunión. A pesar de haberle pedido a su equipo que priorizara sobre las cosas importantes, en las horas y días siguientes, el concepto se desvanece.
De manera repentina y sin remordimiento alguno empezamos a escuchar frases tales como:
- Hace un rato escribió Mr. VP, por favor respóndele de inmediato con un resumen de las acciones de este año y de lo que tienes planeado para el próximo año. (y se nos aclara también que eso no debe tomar mucho tiempo)
- Hay una reunión a la cual necesito que asistas, por favor cancela lo que tengas.
- Hay una crisis, necesito que viajes a Guatemala para reunirte con los involucrados.
- Fui a una reunión y te he asignado el siguiente proyecto.
Todo lo que se había conversado acerca de lo importante y prioritario queda desvanecido. Y peor aún el colaborador queda automáticamente fuera de lo importante. Para el jefe ésta situación se traduce en que las tareas claves no se podrían concretar a tiempo y para el subalterno se convierte en malabarismo con múltiples piezas (proyectos) donde no sabe cual debe dejar caer para recogerla luego.
Se puede argumentar que el subalterno es responsable de sus propia organización y que debe buscar la forma de priorizar. Yo pensaría que en parte es así, ya que vender la idea a su jefe de que algo crítico se puede poner en riesgo por otra tarea que puede esperar, no es imposible si se plantea de manera ordenada y lógica.
Sin embargo asumamos por un momento que ese jefe desea que todo se haga sin excusas, varias cosas se colocan en una zona frágil:
1. La calidad de los proyectos. (no te puedes concentrar y profundizar en tantas cosas)
2. La satisfacción del equipo. (sabes que lo más importante no se está haciendo bien)
3. La calidad de vida del equipo. (si hago lo importante, se puede manejar mejor el tiempo)
4. Los resultados de la empresa (porque lo importante agrega valor)
Cada uno de estos aspectos se afecta de una manera directa, bajo la premisa falsa de que haciendo todo le estamos agregando valor a la empresa.
Termino diciendo que hay una luz al final del camino ya que nuestros jefes (si fueron colocados en sus puestos por razones de capacidad) pueden aprender a priorizar y desarrollar la habilidad, sin temor a comunicar hacia arriba las razones por lo cual lo están haciendo unas tareas y otras no se están haciendo. Pero hay altas probabilidades que tú también seas jefe así que no miremos solo hacia arriba pero veamos nuestro propio trabajo, la forma en que delegamos y tengamos una clara idea de lo que tenemos en nuestra propia olla, ya que si no estamos claros podemos colocar tanto que todo termina cocinándose muy tarde.
